Produtividade vs Organização

Hoje, dia 20 de Junho, é o Dia Mundial da Produtividade. E na minha vida a organização é a chave para a produtividade.

Vim aqui dar-vos algumas dicas e opiniões pessoais, sobre como é o funcionamento do meu dia-a-dia, a pessoa mais organizada, que faz listas sobre qualquer coisa e que tenta ter o máximo de conhecimento sobre tudo.

Já fui reparando ao longo das pesquisas que estas datas são usadas para promoções, descontos, novos produtos. Hoje não é exceção, esta data é aproveitada por certas empresas (consultoria, formação, informática ou bebidas), para divulgar serviços e produtos que ajudem a melhorar a produtividade das pessoas. Para mim, uma boa alimentação, uma boa dose de sono e toda uma organização, ajudam-me com a minha produtividade.

Depois perguntam-me "Como melhorar a produtividade?", é simples!

• Anotar tarefas para fazer no dia seguinte antes de deitar;

• Fazer uma lista de prioridades;

• Fazer uma coisa de cada vez;

• Ter uma agenda e apontar nela ideias e compromissos;

Das coisas que mais utilizo para me orientar com os afazeres do dia-a-dia. Tenho sempre comigo uma To Do List, a minha agenda e um caderno de apontamentos. (Eu sou uma pessoa de papel, apesar de o digital também fazer parte da minha vida, para me organizar só o papel funciona). Todos os dias vejo o que tenho para fazer, se tenho que sair de casa ou não, e preparo-me. Por norma ao fim-de-semana preparo a minha semana seguinte e vejo o que tenho pendente por fazer, o que tenho mesmo marcado para essa semana e o que quero realizar nessa semana. Assim divido pelos dias todas as tarefas e preparo logo no fim-de-semana as coisas mais gerais. Depois quando chega a Segunda-feira, passo para a To Do List, os passos todos detalhados que tenho que cumprir e meto mãos à obra. Sucessivamente com os restantes dias da semana.

Seja planear artigos no Blog (pesquisas ao pormenor e opiniões pessoais; o escrever o artigo em si; as fotos de capa dos artigos...) , que complemento sempre com algo no Instagram (post com alguma informação ou histórias interativas, com perguntas). Seja mais na vida pessoal, na casa, entre outros.

Planear passeios, visitas a fazer na minha cidade, que reservo sempre mais para o fim-de-semana, restaurantes a experimentar... Para tudo faço uma pesquisa e tiro apontamentos. Gosto de estar sempre preparada, com as coisas pensadas e com um Plano B se for necessário.

Cá em casa faz-se o menu da semana ao Domingo, por exemplo, isso é algo que tem que ser pensado com a altura do ano em que estamos, com os ingredientes que temos em casa, e aqueles que faltarem, faz-se a lista das compras, e compra-se só o essencial.

Tenho feito todos os dias uma sugestão de um filme no meu Instagram e para isso também faço uma pequena pesquisa, como aquilo que vai acontecer ao longo da semana, se há algum dia especial, quais os filmes mais apropriados, e pesquiso um pouco sobre o filme para não dar apenas a minha opinião. Com tudo isto, escolho os filmes, preparo a escrita e à hora de publicar, tenho tudo pronto.

Estas são algumas das coisas que tenho que ter atenção no dia-a-dia e que tenho sempre apontadas para fazer.

• Preparar tudo antes de deitar;

Desde pequena que, à noite, fazia a minha mala para a escola e preparava a minha roupa para o dia seguinte. Algo que hoje ainda aplico no meu dia-a-dia. Não é surpresa para ninguém que de manhã nunca temos tempo para nada, e ter a mala pronta e a roupa já pensada facilita-nos e muito. Com o crescer, em vez de fazer a mala para a escola, faça a mala para a Universidade, ou até mesmo a marmita para o Trabalho. Assim, mesmo que tenhas algum imprevisto, isso é algo com que não tens que te preocupar. Vê se precisas de levar algo de anormal para o trabalho, algo que não estás habituado/a a levar, e coloca logo perto da tua mala ou da porta de saída. Confere a lista de afazeres do dia seguinte para ter a certeza que não te esqueceste de nada.

• Trabalhar ao som de música;

Sempre que estou a trabalhar ao computador ou em papel, tenho uma música de fundo. Já era algo que fazia a estudar e assim continuo. Ajuda-me a concentrar e a manter o foco e energia para continuar.

• Beber muita água;

• Alimentar-se saudavelmente;

• Fazer pausas no trabalho;

Tenho sempre comigo a minha garrafa de água fresca, um chá gelado ou um batido de frutos; uns petiscos e na minha pausa posso, eventualmente, preparar um lanche mais completo.

No trabalho tenho sempre o lanche da manhã e o lanche da tarde. Mesmo que estejas a trabalhar focada e produtiva, lembra-te sempre de te hidratares e de comer. É essencial!

No meu calendário tenho todas as datas e compromissos mais importantes (como consultas). Seja no telemóvel, na agenda em papel, ou no Calendário (por norma imprimo um calendário no início do ano, que coloco sobre a minha secretária, para nunca me esquecer de nada). Aniversários, artigos de blog, consultas, dias especiais e outros apontamentos essenciais para aquele dia.

• Local de trabalho limpo e organizado.

Limpo a minha secretária frequentemente. Ter um local de trabalho/ estudo limpo é eficaz para uma maior produtividade.

Todos os fins-de-semana vejo o email, as contas, dou um check geral na semana. Para ter a certeza que não me esqueço de nada.

• Ter um horário estipulado para cada área.

A minha mãe costuma dizer que nós temos 8h para dormir, 8h para trabalhar e 8h pessoais. Nas horas de trabalho é essencial que estejamos concentrados para não perder nenhum minuto. Nas horas pessoais, colocamos as refeições, os passeios, as sessões de filmes, e um tempo para cuidarmos de nós, para que nos sintamos bem connosco próprios.

• Descanso

Saber distinguir os dias de trabalho (semana) e os dias de descanso (fins-de-semana). Se não nos sobrecarregarmos, tudo fluirá da melhor forma. Sabermos recarregar baterias também é importante para uma maior produtividade.

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